Adoptez une communication écrite claire : 7 conseils pour être lu (jusqu’au bout) et compris !

Adoptez une communication écrite claire : 7 conseils pour être lu (jusqu’au bout) et compris !

Adoptez une communication écrite claire : 7 conseils pour être lu (jusqu’au bout) et compris !

 

Que ce soit au travail ou dans la vie de tous les jours, nous avons tous et toutes besoin d’écrire, de nous exprimer par écrit. Or, lorsque l’on ne le fait pas souvent ou s’il s’agit d’expliquer par écrit quelque chose de complexe, cette tâche n’est pas toujours aisée. Voici quelques conseils pour optimiser vos capacités rédactionnelles et être compris de votre interlocuteur.

Quel que soit le contenu que vous êtes amené à rédiger, votre but ultime dans votre acte de communication consiste à rendre votre écrit le plus clair possible pour votre interlocuteur.
Cet objectif suppose de présenter vos idées de manière claire et concise, et ce, afin d’éviter toute ambiguïté ou tout malentendu.

Si vous rencontrez des difficultés à exprimer clairement à l’écrit ce que vous souhaitez, il faut tout d’abord penser à votre interlocuteur et lui rendre la tâche la plus simple possible pour qu’il vous comprenne.
Pour cela, vous pouvez suivre ces 7 règles simples à mettre en pratique immédiatement dans vos écrits :

 

#1 Evitez l’emploi systématique de phrases longues s’étendant sur plusieurs lignes

Pour vous donner un ordre d’idée, ne conservez que les phrases dans la limite d’une vingtaine de mots maximum. Si vos phrases dépassent cette limite, ce repère, scindez-les en deux par un point.

 

#2 Utilisez des mots simples

Même si l’on a parfois envie de rendre ses écrits originaux, le bon mot est celui qui est compris de tous. Cela évite toute ambiguïté sur le sens que vous avez voulu donner à votre propos.

 

#3 Utilisez une structure simple

Un sujet, un verbe, un complément : voici la structure de base de toute phrase. Veillez à ce que chacune de vos phrases soit construite sur ce modèle, et déjà, vous aurez fait un grand chemin vers une communication claire.
Ce conseil peut paraître simple, mais on se rend souvent compte dans des emails, notamment, que le sujet d’une phrase n’est pas clairement exprimé, ou encore qu’une idée est introduite puis une autre, mais le verbe est oublié.

 

# 4 Utilisez à bon escient la ponctuation

La ponctuation est essentielle à l’écrit, car elle rythme vos phrases et donne du sens. Pour un petit rappel des principales fonctions de la ponctuation, vous pouvez visiter cette page qui reprend de façon synthétique les différents signes de ponctuation et la manière de les utiliser : http://www.lalanguefrancaise.com/les-regles-de-la-ponctuation-en-francais

 

#5 Séparez vos idées en paragraphes

Un paragraphe comprend généralement une seule idée. Exprimez cette même idée en plusieurs phrases, idéalement deux, trois phrases par paragraphe. Veillez également à séparer vos paragraphes par une ligne blanche. La forme joue, en effet, un rôle important. Visuellement, votre interlocuteur verra tout de suite que vous passez à une autre idée.

 

#6 Liez les idées entre elles

L’idéal est d’amener votre lecteur à suivre votre cheminement. Vous êtes parti d’une idée, puis vous avez ajouté un nouvel argument ou une nouvelle information. Vous en avez ensuite déduit quelque chose ou encore vous apportez une nuance à votre propos.
Comment lier vos idées ? Rien de mieux que d’utiliser des mots de liaison qui vont servir à guider votre lecteur dans votre argumentation ou explication. De votre côté, leur utilisation va vous aider à exprimer votre propos de manière cohérente ou chronologique.

Pour ajouter une idée, une information : de plus, en outre, de surcroît, par ailleurs
Pour en déduire quelque chose : par conséquent
Pour apporter une nuance, une restriction, une opposition : cependant, toutefois, néanmoins, en revanche

Tous ces petits mots, loin d’être inutiles, apportent à votre écrit une dynamique et le rendent plus plaisant à lire.

 

#7 Relisez-vous

On n’écrit jamais parfaitement ni tout ce que l’on souhaite du premier coup, d’où l’importance de se relire pour vérifier si certaines idées se répètent, ou au contraire, s’il manque un maillon dans votre raisonnement.
La relecture est également l’occasion rêvée pour corriger les fautes d’orthographe. Quelques sites Internet peuvent vous y aider gratuitement, en plus du correcteur de Word :
Bon Patron : http://bonpatron.com/
Cordial : http://www.cordial-enligne.fr/
Scribens : https://www.scribens.fr/
Vous avez l’embarras du choix, ne vous en privez pas !

 

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