Conseils et astuces pour améliorer toutes ses lettres

Conseils et astuces pour améliorer toutes ses lettres

Conseils et astuces pour améliorer toutes ses lettres

 

Savoir s’exprimer de façon claire et précise à l’écrit, voici une compétence essentielle dans un certain nombre de situations quotidiennes, qu’elles soient professionnelles ou personnelles. Nous avons tous besoin, à un moment donné ou un autre, d’écrire à une administration, à un employeur, un service client, un organisme de formation, etc. Nous devons donner une information, exposer des arguments, faire valoir nos droits.

Voici quelques conseils et astuces pour vous aider à écrire une lettre efficace.

 

La lettre doit respecter les règles élémentaires de présentation.

 

Elle doit tout d’abord être, de préférence, dactylographiée. La lettre manuscrite est beaucoup plus difficile à lire et risque de décourager votre interlocuteur à l’heure de l’informatique et du numérique.

En outre, une lettre bien présentée et qui respecte les standards d’écriture est un gage de sérieux et d’efficacité. Son aspect soigné donne à votre interlocuteur envie de la lire, ou du moins, elle ne le rebute pas.

Celui-ci doit également voir tout de suite qui vous êtes, que le sujet traité dans votre lettre s’adresse bien à lui, comprendre rapidement ce que vous demandez. Pensez à lui quand vous écrivez !

Placez, en haut à gauche, vos nom et prénom ainsi que vos coordonnées (adresse postale, téléphone, email).

Indiquez le nom de la personne et le service auquel vous vous adressez en haut à droite. Si vous ne les connaissez pas, renseignez-vous en appelant l’organisme ou l’entreprise avant d’écrire votre lettre, cela évitera à votre lettre de parcourir plusieurs services avant d’arriver à la bonne personne. Le nom de la personne est rappelé sous forme de « Monsieur ou Madame Untel » au début de vos paragraphes explicatifs.

N’oubliez pas d’indiquer le lieu et la date de la rédaction de la lettre. Vous pouvez la placer sous le destinataire ou bien à la fin de la lettre. La date est très importante, surtout s’il s’agit d’une lettre qui permet d’engager une procédure ou de constituer un dossier faisant foi. Si vous êtes amené à écrire à ce même organisme d’autres lettres sur le même sujet, vous pourrez ainsi faire référence à vos précédentes lettres en mentionnant leur date d’écriture.

Mettez en objet le sujet principal de votre lettre. N’hésitez pas à le passer en gras afin qu’il ressorte dès le premier regard. L’objet peut également comprendre une référence à un document administratif que l’on vous a envoyé ou encore un numéro de dossier, de client.

Faites des paragraphes. Le corps de votre lettre doit être divisé en plusieurs paragraphes afin d’augmenter sa lisibilité. Chaque paragraphe doit contenir une seule idée. Passez une ligne entre chaque paragraphe afin d’aérer votre texte.

N’oubliez pas la traditionnelle formule de politesse à la fin de votre lettre ainsi que votre signature.

Petite astuce : listez ces différents points sur une feuille à part et à la fin de l’écriture de votre lettre, passez-les en revue une dernière fois afin de vous assurer que vous n’avez rien oublié.

Ces règles sont simples, mais c’est souvent sur ce type d’éléments que les oublis arrivent. On oublie de mentionner son numéro de téléphone ou encore la date !

 

Exprimer des faits ou des idées de la manière la plus simple possible.

 

Si vous expliquez plusieurs faits, établissez au préalable une petite chronologie pour lister toutes les informations que vous souhaitez exposer dans votre lettre, puis écrivez une phrase pour chaque information ou chaque fait.

Il est très important, surtout lorsque l’on doit expliquer tout un dossier ou une situation un peu complexe, de rédiger des phrases courtes. N’hésitez pas à couper vos phrases en deux dès qu’elles dépassent la vingtaine de mots. Et liez vos idées par de petits termes tels que : de plus, en outre, cependant, toutefois, par conséquent, en effet.

Conservez un vocabulaire simple. Pas de fioriture littéraire, la lettre n’est pas l’endroit pour cela. Restez sur des tournures simples telles que : sujet/verbe/complément. Cependant, veillez à être précis, en particulier sur les verbes que vous utilisez.

N’oubliez pas la ponctuation. Veillez à ce que chacune de vos phrases se termine par un point. Si vous énumérez quelque chose, séparez chaque mot par une virgule. Les autres éléments de ponctuation (les deux points, le point-virgule) n’ont pas vraiment leur place dans une lettre.

Le maître mot est donc avant tout la simplicité du style. Plus vous ferez simple, et plus vous serez précis et marquerez l’esprit de votre interlocuteur.

Si vos idées sont confuses au départ, ne vous censurez pas, faites un brouillon où vous écrivez tout. Ce premier jet est important, car il vous permet de sortir de votre tête toutes les idées. À ce stade, ne vous préoccupez pas encore de la présentation ou du style. Sur la base de ce premier jet, faites ensuite une relecture attentive axée sur les différents conseils exposés précédemment. Cette relecture vous permet en effet de prendre du recul par rapport à ce que vous avez écrit, de décider ce que vous gardez, de supprimer les redites ou de reformuler des phrases bancales.

Une fois écrite, votre lettre doit impérativement être relue afin de parfaire la présentation, de détecter les éventuels oublis et de corriger les fautes.

 

À vous de jouer !

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